Công ty TNHH Element Rule (sau đây gọi là "công ty chúng tôi") hoàn toàn nhận thức được rằng quản lý thông tin cá nhân là một trách nhiệm nghiêm túc và cam kết tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, cũng như thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách bảo mật sau đây. Chúng tôi cũng sẽ đảm bảo quản lý thông tin cá nhân một cách đáng tin cậy, mang lại sự an tâm liên tục cho khách hàng và các nhà cung cấp thông tin cá nhân khác (sau đây gọi là "nhà cung cấp").

Điều 1: Cách tiếp cận của chúng tôi đối với việc bảo vệ thông tin cá nhân

Chúng tôi đã thiết lập một hệ thống quản lý để bảo vệ thông tin cá nhân phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế, chẳng hạn như thông tin về khách hàng, đối tác kinh doanh, cổ đông, người tìm việc và nhân viên của chúng tôi, và chúng tôi xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp và cẩn trọng theo các quy tắc và tiêu chuẩn nội bộ sau đây.

Điều 2: Thu thập thông tin cá nhân

Khi thu thập thông tin cá nhân, v.v., chúng tôi sẽ làm rõ mục đích sử dụng thông tin cá nhân, v.v. cho nhà cung cấp trước bằng cách thông báo hoặc công bố công khai thông qua biểu mẫu LIÊN HỆ trên trang web này (sau đây gọi là "biểu mẫu yêu cầu"), đăng tải trong chính sách bảo mật này hoặc bằng các phương tiện khác mà chúng tôi cho là phù hợp, và sẽ thu thập thông tin bằng các phương tiện hợp pháp và công bằng trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích đó.

Điều 3: Sử dụng thông tin cá nhân

1. Thông tin cá nhân khách hàng
Khi sử dụng thông tin cá nhân, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng thông tin đó cho các mục đích được nêu dưới đây, hoặc cho các mục đích mà người cung cấp thông tin đã đồng ý thông qua biểu mẫu yêu cầu hoặc các phương thức khác mà chúng tôi cho là phù hợp. Xin lưu ý rằng chúng tôi có thể thuê ngoài việc xử lý thông tin cá nhân cho các công ty con, công ty liên kết hoặc các bên thứ ba khác trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục đích này.

① Quản lý người dùng, hỗ trợ khách hàng (xác minh danh tính khách hàng và xác thực cá nhân, vận chuyển sản phẩm, hóa đơn hoặc giải thưởng cho người thắng cuộc trong các chiến dịch mà khách hàng đã tham gia, phản hồi, xác nhận và ghi lại các yêu cầu, tư vấn, khiếu nại, sửa chữa và hỗ trợ của khách hàng), lập kế hoạch chiến dịch (cung cấp quảng cáo và thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chiến dịch, v.v. thông qua lời mời và email, phân phối quảng cáo nhắm mục tiêu hành vi bằng cách sử dụng các nhà phân phối quảng cáo như Google và Yahoo! *1 *2)

② Tiến hành khảo sát, cung cấp các dịch vụ của chúng tôi như trang thương mại điện tử, v.v.

③ Các hoạt động tiếp thị sau khi xử lý thông tin sao cho không thể xác định danh tính cá nhân (phân tích thông tin thuộc tính và lịch sử hành vi thu được bởi công ty chúng tôi để phát triển sản phẩm và cải thiện các dịch vụ khác, nâng cao trải nghiệm khách hàng trong các dịch vụ kỹ thuật số do công ty chúng tôi cung cấp (trang web, ứng dụng di động, v.v.) và hiểu sở thích và thị hiếu của khách hàng, v.v. *1 *2)

④ Các mục đích khác được thông báo riêng tại thời điểm mua lại

Ngoài ra, khi chia sẻ thông tin cá nhân với các công ty con, công ty liên kết hoặc bên thứ ba khác, chúng tôi sẽ làm rõ trước với nhà cung cấp các thông tin cá nhân được chia sẻ và mục đích chia sẻ đó thông qua biểu mẫu yêu cầu hoặc phương thức khác mà chúng tôi cho là phù hợp.
*1 Chúng tôi phân tích thông tin như lịch sử duyệt web và lịch sử mua hàng thu thập được từ khách hàng để cung cấp dịch vụ và phân phối quảng cáo.
*2 Chúng tôi có thể tham khảo cookie và các thông tin cá nhân khác của bạn thu được từ bên thứ ba và so sánh chúng với thông tin cá nhân của bạn mà công ty chúng tôi đang nắm giữ, và sử dụng chúng bằng cách liên kết sở thích, ưu tiên, lịch sử duyệt web, v.v. của bạn với thông tin cá nhân mà công ty chúng tôi đã nắm giữ. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi sẽ xin phép bạn trước và sử dụng thông tin trong phạm vi các mục đích sử dụng được liệt kê ở trên.
*Cookie là công nghệ ghi lại và quản lý thông tin về khách hàng sử dụng trang web của chúng tôi trên máy tính hoặc phần mềm ứng dụng của họ. Trang web của chúng tôi sử dụng cookie để giúp khách hàng sử dụng thuận tiện hơn, cũng như cho các mục đích được liệt kê trong mục ① đến ④ ở trên.

2. Thông tin cá nhân về các đối tác kinh doanh (hoặc, trong trường hợp khách hàng doanh nghiệp, về các cán bộ và nhân viên của họ)
Dùng cho các hoạt động giao tiếp liên quan đến kinh doanh, ký kết hợp đồng, đàm phán kinh doanh, v.v.
Để quản lý thông tin đối tác kinh doanh

3. Thông tin cá nhân về các cổ đông (hoặc, nếu cổ đông là một công ty, thì là các cán bộ và nhân viên của công ty đó)
Thực hiện các quyền và hoàn thành các nghĩa vụ theo Luật Công ty.
Quản lý cổ đông, bao gồm việc lập hồ sơ theo các luật và quy định khác nhau.

4. Thông tin cá nhân của người tìm việc
Vui lòng tham khảo liên kết ở cuối trang này.

5. Thông tin cá nhân của nhân viên công ty chúng tôi và các công ty thuộc tập đoàn chúng tôi.
Vui lòng tham khảo liên kết ở cuối trang này.

Điều 4: Cung cấp thông tin cá nhân

Khi ủy thác việc xử lý thông tin cá nhân cho các công ty con, công ty liên kết hoặc bên thứ ba khác, chúng tôi sẽ chỉ thực hiện trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục đích sử dụng đã nêu ở trên. Hơn nữa, khi cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ chỉ thực hiện trong phạm vi được sự đồng ý của bên cung cấp. Nếu có kế hoạch cung cấp, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý trước từ bên cung cấp.

Điều 5 Sử dụng chung

Chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin cá nhân. Vui lòng tham khảo liên kết ở cuối trang này về việc chia sẻ thông tin cá nhân của người tìm việc và nhân viên của chúng tôi.

1. Các thông tin cá nhân được sử dụng chung
Tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, lịch sử mua sản phẩm và các thông tin khác mà công ty chúng tôi thu thập được.

2. Phạm vi người dùng chung
Các công ty thuộc tập đoàn của chúng tôi
Các nhà phát triển và cơ sở thương mại nơi công ty chúng tôi vận hành các cửa hàng, chẳng hạn như các cửa hàng bách hóa.
Các công ty có cửa hàng trên trang thương mại điện tử do công ty chúng tôi vận hành.

3. Mục đích sử dụng chung
Phạm vi mục đích sử dụng sẽ được nêu rõ trong đoạn trước.

4. Người phụ trách quản lý thông tin cá nhân
Công ty chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân.

Điều 6: Tiết lộ, chỉnh sửa, xóa bỏ, v.v. thông tin cá nhân

Nếu nhà cung cấp yêu cầu tiết lộ, chỉnh sửa, xóa, tạm ngừng sử dụng hoặc loại bỏ thông tin cá nhân của họ, chúng tôi sẽ tuân thủ các yêu cầu đó trong một khoảng thời gian và phạm vi hợp lý. Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ địa chỉ email ở cuối trang này.

Điều 7: Thực hiện các biện pháp an toàn

Chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp kiểm soát an ninh cần thiết và phù hợp để quản lý dữ liệu cá nhân, bao gồm ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp sự giám sát cần thiết và phù hợp cho nhân viên và nhà thầu (bao gồm cả nhà thầu phụ) xử lý dữ liệu cá nhân. Chúng tôi sẽ nỗ lực thực hiện đúng các biện pháp kiểm soát an ninh đối với dữ liệu cá nhân theo quy định nội bộ riêng của chúng tôi, các chi tiết chính như sau:

(Thiết lập các hướng dẫn về bảo vệ thông tin cá nhân)
• Để đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân đúng cách, chúng tôi đã xây dựng Chính sách Bảo mật này liên quan đến "việc tuân thủ các luật, quy định, hướng dẫn có liên quan, v.v.", "điểm liên hệ để giải quyết thắc mắc và khiếu nại", v.v.

(Thiết lập các quy tắc liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân)
• Chúng tôi đã thiết lập các quy định nội bộ cho từng giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa bỏ, xử lý thông tin cá nhân, v.v., liên quan đến phương pháp xử lý, người chịu trách nhiệm, nhân viên và nhiệm vụ của họ.

(Các biện pháp kiểm soát an toàn tổ chức)
• Chúng tôi đã bổ nhiệm một quản lý hành chính phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân, làm rõ các nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân và phạm vi dữ liệu cá nhân mà các nhân viên đó xử lý, đồng thời thiết lập một hệ thống báo cáo cho quản lý hành chính trong trường hợp phát hiện bất kỳ sự việc hoặc dấu hiệu vi phạm nào đối với Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân hoặc các quy định nội bộ.
• Về việc xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi thường xuyên tự kiểm tra và cũng có các cuộc kiểm toán do các bộ phận khác và các bên ngoài thực hiện.

(Các biện pháp quản lý an toàn cá nhân)
• Chúng tôi thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về những điểm quan trọng cần lưu ý liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu cá nhân được nêu rõ trong quy chế làm việc.

(Các biện pháp kiểm soát an toàn vật lý)
• Tại các khu vực xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi quản lý việc ra vào của nhân viên và hạn chế các thiết bị được phép mang vào, đồng thời thực hiện các biện pháp để ngăn chặn người không được phép xem dữ liệu cá nhân.
• Chúng tôi thực hiện các biện pháp để ngăn ngừa việc trộm cắp hoặc mất mát các thiết bị, phương tiện điện tử, tài liệu, v.v. có chứa dữ liệu cá nhân, và chúng tôi cũng thực hiện các biện pháp để ngăn chặn việc dễ dàng nhận dạng dữ liệu cá nhân khi mang theo các thiết bị, phương tiện điện tử, v.v. đó, kể cả khi di chuyển trong văn phòng.

(Các biện pháp kiểm soát an toàn kỹ thuật)
• Hệ thống kiểm soát truy cập được triển khai để hạn chế phạm vi xử lý các cơ sở dữ liệu thông tin nhân sự và cá nhân.
• Chúng tôi đã triển khai một hệ thống để bảo vệ các hệ thống thông tin xử lý dữ liệu cá nhân khỏi sự truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc phần mềm độc hại.

Điều 8: Tuân thủ pháp luật và các quy định và cải tiến

Trong quá trình xử lý thông tin cá nhân, chúng tôi sẽ tuân thủ các luật, quy định, thông báo và các quy tắc khác áp dụng cho việc bảo vệ thông tin cá nhân, và sẽ liên tục cải tiến để đảm bảo rằng thông tin cá nhân được xử lý một cách phù hợp.

Có hiệu lực từ tháng 3 năm 2018
Được sửa đổi và có hiệu lực từ tháng 7 năm 2022.

Công ty TNHH Element Rule
Giám đốc đại diện Masayuki Kindo

Mọi thắc mắc về thông tin cá nhân vui lòng liên hệLIÊN HỆ (Mẫu yêu cầu thông tin)Cảm ơn.